KI-Vortrag für Ihren Anlass organisieren: die Checkliste für Veranstalterinnen und Veranstalter
Sie planen eine Tagung, einen Mitgliederanlass oder einen Kundenevent und möchten künstliche Intelligenz ins Programm aufnehmen. Diese Checkliste führt durch die Entscheidungen, die aus einem Programmpunkt ein Gesprächsthema machen.
Acht Wochen vorher: Thema und Zuschnitt
- Publikum beschreiben: Rollen, Branchen, Vorwissen, Anzahl Personen.
- Den gewünschten Effekt in einem Satz festhalten: Was soll das Publikum danach tun oder entscheiden können?
- Den Programmplatz festlegen: Vor dem Mittagessen wirkt ein Impuls, nach dem Apéro wirkt kaum noch etwas.
- Klären, ob Produkte gezeigt werden dürfen – und wenn ja, von wem.
Sechs Wochen vorher: Referentin oder Referent auswählen
- Zwei bis drei Kandidatinnen und Kandidaten mit demselben schriftlichen Briefing anfragen.
- Nach einem konkreten Projekt fragen, das die Person selbst umgesetzt hat.
- Ein Angebot verlangen, das Vorbereitung, Auftritt, Reise und Nachbereitung getrennt ausweist.
- Titel, Abstract (60 bis 80 Wörter), Kurzbiografie und Foto für die Programmkommunikation verlangen – am besten schon bei der Zusage vereinbart.
- Sprachen klären: Vortrag auf Deutsch oder Englisch, Unterlagen allenfalls zweisprachig.
Zwei Wochen vorher: Inhalt und Kommunikation
- Ein kurzes Abstimmungsgespräch zwischen der referierenden Person und der Programmverantwortung führen.
- Zwei bis drei Teilnehmende für ein Vorgespräch vermitteln – der günstigste Weg zu passenden Beispielen.
- Die Ankündigung verschicken: was das Publikum konkret mitnimmt, nicht nur den Vortragstitel.
- Fragen im Voraus sammeln (Formular oder E-Mail) und an die referierende Person weiterleiten.
Am Anlass: Technik und Ablauf
- Bild: Beamer oder Bildschirm mit HDMI und USB-C, Adapter bereitlegen, Auflösung vorher testen.
- Ton: Tonanlage für Videos und Sprachdemos – ein KI-Telefonassistent wirkt nur, wenn man ihn hört.
- Netz: stabiles WLAN oder guter Mobilfunkempfang für Live-Demos; die referierende Person sollte eine Offline-Variante dabeihaben.
- Mikrofon: Headset statt Handmikrofon, wenn am Gerät gearbeitet wird.
- Zeit: Startzeit und feste Endzeit abmachen; die Fragerunde separat einplanen, statt sie vom Vortrag abzuziehen.
Danach: Wirkung sichern
- Die Folien als PDF an die Teilnehmenden schicken, idealerweise innert 48 Stunden.
- Offene Fragen schriftlich beantworten lassen und gesammelt verschicken.
- Eine Folgeeinladung vorbereiten: Wer tiefer einsteigen will, braucht ein Angebot – Workshop, Sprechstunde oder Arbeitsgruppe.
- Eine Kurzumfrage mit zwei Fragen durchführen: Was war neu? Was fehlt noch?
Häufige Fragen
Wie finde ich heraus, ob jemand zum Publikum passt?
Geben Sie allen Kandidatinnen und Kandidaten dasselbe schriftliche Briefing und vergleichen Sie die Rückfragen. Wer nach Rollen, Vorwissen und gewünschtem Effekt fragt, bereitet sich vor; wer sofort ein Angebot schickt, liefert vermutlich Standardware.
Wie lange vorher muss ich anfragen?
Sechs bis acht Wochen sind komfortabel. Bei gefragten Terminen – Frühling und Herbst sind in der Schweiz Hochsaison für Anlässe – eher früher.
Was kostet ein Fachvortrag?
Das hängt von Format, Vorbereitung und Reisezeit ab. Verlangen Sie ein Angebot mit getrennten Positionen, dann sind Vergleiche fair.
Lohnt sich eine Aufzeichnung?
Ja, wenn Sie die Aufnahme intern weiterverwenden. Klären Sie die Rechte vorab; einzelne Kundenbeispiele können vertraulich sein und müssen herausgeschnitten werden.
Keynote oder Workshop planen?
Sagen Sie uns Datum, Publikum und Zeitfenster – wir melden uns innert zwei Arbeitstagen mit einem Themenvorschlag.