Workshops & Schulung

KI-Workshop im Unternehmen: Ablauf, Dauer und was am Ende herauskommt

Ein Workshop ist kein Vortrag mit Übungen. Er lohnt sich erst, wenn die Teilnehmenden mit eigenen Aufgaben arbeiten und am Ende etwas mitnehmen, das im Betrieb weiterlebt. Dieser Beitrag beschreibt einen Aufbau, der sich in der Praxis bewährt hat – inklusive der Punkte, an denen Workshops regelmässig scheitern.

Vorbereitung: ohne Anwendungsfälle kein Workshop

Zwei Wochen vor dem Termin sammeln wir bei den Teilnehmenden je zwei bis drei Aufgaben aus ihrem Alltag, die sich wiederholen und Zeit kosten. Diese Liste ist das Material des Tages. Ohne sie entsteht ein Werkzeug-Rundgang, der nach drei Wochen vergessen ist.

Parallel klären wir die Rahmenbedingungen: Welche Systeme sind im Einsatz, welche Daten dürfen verwendet werden, gibt es eine interne Richtlinie für KI-Werkzeuge? Gibt es keine, ist ein erster Entwurf oft das wertvollste Ergebnis des Tages.

Agenda eines Workshop-Tages

1. Einordnung (45 Min.) – was Sprachmodelle tun, was sie nicht tun und warum sie manchmal überzeugend falschliegen.
2. Spielregeln (30 Min.) – welche Daten hineindürfen und welche nicht: Kundendaten, Personaldaten, Verträge, Gesundheitsdaten. DSG und DSGVO praktisch statt juristisch.
3. Handwerk (90 Min.) – die mitgebrachten Aufgaben selbst bearbeiten: Anweisungen formulieren, Ergebnisse prüfen, nachschärfen.
4. Automatisieren (90 Min.) – von der Einzelaufgabe zum wiederholbaren Ablauf: Vorlagen, Schnittstellen und die Frage, wo sich eine echte Integration lohnt und wo nicht.
5. Bewerten und priorisieren (60 Min.) – alle Ideen auf eine Matrix aus Aufwand und Nutzen, dann die ersten drei Schritte mit Verantwortlichen und Terminen.

Gruppengrösse, Dauer, Zusammensetzung

• 8 bis 16 Personen – darunter fehlt die Bandbreite an Beispielen, darüber kommt nicht jede Person zum Arbeiten.
• Halber oder ganzer Tag – ein halber Tag reicht für Einordnung, Spielregeln und erste eigene Versuche. Für den Schritt zur Automatisierung braucht es den ganzen Tag.
• Gemischte Rollen – Fachbereich, IT und eine Person aus der Geschäftsleitung. Ohne Entscheidungsbefugnis im Raum bleiben die Ergebnisse unverbindlich.
• Eigene Geräte – gearbeitet wird auf den Systemen, die nachher auch im Alltag zur Verfügung stehen.

Was am Ende vorliegt

• Eine priorisierte Liste der Einsatzfelder mit Einschätzung von Aufwand und Nutzen.
• Ein Entwurf für die interne Nutzungsrichtlinie: erlaubte und verbotene Daten, Prüfpflichten, Zuständigkeiten.
• Eine Sammlung erprobter Arbeitsanweisungen für die häufigsten Aufgaben im Betrieb.
• Drei konkrete nächste Schritte mit Namen und Terminen.

Alles andere – Zufriedenheitswerte, gute Stimmung – ist angenehm, aber kein Ergebnis.

Die vier häufigsten Gründe, warum ein KI-Workshop verpufft

• Kein Auftrag der Geschäftsleitung. Wird das Thema delegiert und fragt nie wieder jemand nach, passiert nichts.
• Keine Werkzeuge nach dem Workshop. Wer am Dienstag begeistert ist und am Mittwoch keinen Zugang hat, verliert das Interesse.
• Keine Spielregeln. Ohne klare Datenschutzvorgaben entsteht entweder Lähmung oder Wildwuchs – beides ist teuer.
• Zu grosse erste Schritte. Ein Vorhaben mit sechs Monaten Laufzeit stirbt vor dem ersten sichtbaren Ergebnis. Zwei Wochen sind die richtige Grösse für den ersten Schritt.

Häufige Fragen